澳门葡京会务工作管理办法

发布者:党政办公室1 发布时间:2018-05-03 浏览次数: 【字体:

为贯彻落实市委、市政府关于切实精简会议、改进会风的要求,进一步提高会议质量和工作效率,结合我院实际,特制定本办法。

一、严格会议审核

严格清理、切实减少各类会议,能不开的坚决不开,主题相近、内容相关、出席对象相同或交叉的会议,应合并召开。

二、会务工作范围

学院会务工作由学院办公室负责管理和服务,其工作范围主要有:党委会、院长办公会、学院行政会议、全院性工作会议等。各职能部门召开的会议由本部门负责会务工作。

三、会前准备工作

(一) 会议组织者要做好调查研究,与院领导商定会议议题,准备必要的会议材料,控制会议规格,缩减会议规模和时间,提高会议实效,节约会议费用。

(二) 会议组织者确定并通知会议召开的时间、地点、参加人数、议题。

(三) 各部门接到会议通知后,提醒本部门领导落实与会人员,与会人员不能参加会议,应按规定及时向院领导请假或调换与会人员。

(四) 大型会议组织者要根据会议要求做好会场布置。会场布置包括:会场环境卫生,桌椅摆放等(由总务处负责),领导来宾座次安排、音响等(由办公室负责),会标张贴、悬挂、摄影、摄像等器材的准备等(由会议组织者或组织人事宣传处负责)。会场布置完毕,组织单位领导要检查布置情况。

四、会中服务工作

(一) 会议组织者在会议开始之前派人到会场,对会场准备工作做最后检查。

(二) 会议组织者准备签到簿,做好会议签到; 会议组织者派人分发材料,做好会务服务。

(三) 会议组织者要派人做好会议记录。

(四) 会议组织者根据会议需要安排摄影、摄像及录音。

五、会后相关工作

(一) 会议若需形成会议纪要印发的,组织单位要拟好文稿,送院办按公文处理办法印发。

(二) 会议结束后,组织单位要派人清理会场,关闭电源、关好门窗。

(三) 严肃会纪会风,严格实行请假制度,对会议缺席、迟到、早退、顶替的单位和个人进行通报。

六、本规定由学院办公室负责说明,自发布之日起施行。

 

澳门葡京会议室、报告厅

和接待室管理办法 

 

为保证会议室、报告厅和接待室正常使用,更好地服务于学院工作,经研究,对会议室、报告厅和接待室的管理使用作如下规定:

一、日常管理

(—)学院会议室、报告厅和接待室由学院办公室统一管理,办公室安排专人负责会议室、报告厅和接待室的财产管理、设备管理和使用管理。

(二)会议室、报告厅和接待室使用需提前预约,由会议承办部门指定人员,在会议前一到两个工作日与学院办公室联系,办理预约登记手续。办公室按照“院级会议优先于部门会议,先预约先使用”的原则统一安排。

二、使用范围

(一)第二会议室:主要用于学院党委会、院长办公会、党委中心组学习及上级领导的来访接待等。

(二)第三报告厅:主要用于学院的大型重要会议、重要活动等。

(三)第一会议室、第三会议室: 主要用于该楼层各部门会议等。

(四)第一报告厅、第二报告厅:主要用于学院的学术交流、大型报告会及学生活动等。

(五)接待室:主要用于兄弟院校领导来访、重要客人接见活动等使用。

三、卫生管理

(一)学院会议室均为无烟会议室,禁止在会议室内吸烟。

(二)使用会议室,要注意保持清洁,不准随地吐痰,不得随意拖动桌椅。

(三)会议召集部门的人员,在会议结束后,应对会场进行清理,包括桌椅摆回原位、清理会场内的会标等,经有关人员检查、清点无误后,方可离去。

四、安全管理

(一)使用单位对活动安全和活动内容负责,要认真落实各项安全措施,对参与人员进行使用须知和安全教育,切实维护好厅内正常的活动秩序。

(二)会议室、接待室、报告厅由办公室有关人员负责开门、锁门,使用部门使用前后要及时清扫室内卫生,清点好设施、用品,及时关闭灯、空调等,并报告办公室,由办公室进行使用登记和验收。

会议室、报告厅使用申请表.doc


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